La rédaction du cahier des charges

La rédaction du cahier des charges

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La rédaction d'un cahier des charges est un exercice aussi délicat qu'indispensable. Il s'agit du document qui lancera votre projet et qui en assurera l'aboutissement, la réussite et la pérennité.

Il peut sembler difficile de répondre à toutes les attentes d'un cahier des charges, et ne vous leurrez pas : c'est le cas. Le type de projet, l'ampleur, le secteur, les acteurs... Bon nombre d'éléments sont à prendre en compte dans l'établissement dudit document.

Ca sera la question du jour : Comment rédiger son cahier des charges, et s'assurer qu'il remplira bien son rôle ?

Nous allons essayer de vous donner plusieurs pistes et axes de réflexion, sans perdre de vue qu'un cahier des charges doit d'abord être le reflet de votre vision. Il doit cependant faire preuve de pédagogie, de précision et de clarté pour être bien compris par toutes les parties. Et bonus final, vous devez - du mieux possible - anticiper les contraintes et le futur de votre projet.

Pas évident hein ? Allez, on s'y met !

A noter que notre approche concerne surtout les projets informatiques, puisque c'est notre lot quotidien et notre expertise majeure.
Si toutefois, le raisonnement s'applique et s'adapte et vous guide dans d'autres domaines d'activité, j'en serais ravi !

PARTIE 0 - Préparer le terrain

Comme un article, un texte, un roman, vous allez vous relire, encore et encore, et probablement modifier, corriger, ajuster, adapter vos phrases.
Prenez un moment pour établir une nomenclature de document, afin que toute personne amenée à le lire soit sur la même version que ses collègues. Une erreur de communication à cause de deux personnes qui n'ont pas le même document arrive bien plus souvent qu'on ne veut l'admettre.
Normalement, tous les logiciels de bureautique et de gestion de ce genre de documents inclut une page de garde à remplir avec dates, versions, interlocuteurs et tout ce qu'il faut pour ne pas faire d'erreurs plus tard.

Précisez également sur cette page si la compréhension du cahier des charges requiert la lecture de documents antérieurs. Pensez aux nouveaux qui débarquent en milieu de projet, à qui on refile un cahier des charges bourrés de termes techniques "que tout les anciens connaissent" sauf eux. Non seulement ils vont avoir du mal à comprendre le projet, mais ils vont aussi culpabiliser de ne pas comprendre ce que tout le monde comprend, comme si c'était évident. A force, ils ne demanderont pas/plus, et attendront d'être corrigé, en prétextant ne pas avoir compris "cette partie-là". Quelle perte de temps non ?

Enfin, Vous pouvez vous essayer au système de versionning comme Github, qui vous permettra d'encadrer les évolutions du document et d'annoter chaque changement.
Ce genre de système permet de préciser les raisons de chaque modification, d'en garder une trace au fil des temps, de publier des versions au moment opportun, pour ainsi travailler à plusieurs sans perte de données.
Des avocats l'utilisent de plus en plus pour co-écrire les textes de lois, et ça fonctionne plutôt bien.

PARTIE 1 - Le reflet de votre vision

Avant de rentrer dans le détail, il faut d'abord faire comprendre à tout le monde de quoi vous parlez.
Bien souvent, la majorité des acteurs de votre projet ne viendront pas du même monde professionnel que vous, il faut donc se mettre à la place de chacun d'entre eux. Assimilez leur univers et leurs expériences, cela vous permettra d'insister sur des éléments qui peuvent vous sembler évident.
Gardez bien cela en tête tout au long de ce travail : ce qui est évident pour vous ne l'est pas forcément pour les autres.

L'objectif de cette partie va être d'introduire le cadre de votre projet.

1.1 Activité & Secteur

Comme dit plus haut, les gens n'ont pas les même expériences que vous. Il se peut même qu'ils découvrent votre activité avec votre projet.
Il est donc nécessaire d'introduire, en un court paragraphe, ce secteur d'activité. N'hésitez pas à introduire des termes spécifiques, en les expliquant directement, ou en renvoyant à un lexique. Chaque secteur a ses termes qui ne peuvent être remplacés pour des non-initiés. La pédagogie est importante, mais pas au détriment de la précision.

Vous êtes l'expert, c'est vous qui apportez les enjeux et les règles qui régulent votre activité. Votre ou vos prestataires seront tout à fait capable d'exécuter ses règles, sans forcément les comprendre d'ailleurs, mais vous ne devez pas attendre d'eux qui les connaissent.
Cela peut être un critère dans votre sélection de prestataires. N'hésitez pas à indiquer au début qu'une connaissance de votre secteur est recommandée, voire indispensable. Vous pourrez alors gagner un temps précieux dans la suite du projet.
Toutefois, je vous conseille vivement de faire ce récapitulatif de choses "évidentes" car cela peut mettre en lumière des points qui permettront d'étoffer ensuite le document et le projet.

1.2 Démarche / Besoin

Bien. Vos lecteurs ont désormais une idée de l'activité qui va concerner le projet et leur travail. Maintenant, il est important de leur expliquer le contexte et les enjeux.
Prenez le temps de présenter un historique, un ensemble de causes ayant amené au besoin concret. Retracer le chemin et la réflexion qui ont mené au besoin de développer un projet apporte plus que ce que l'on peut imaginer et amènent toutes les parties à se poser/reposer les questions essentielles qui entourent ledit projet.

1.3 Le projet

Maintenant que l'activité et le besoin sont expliqués, on peut présenter le projet. Soyez pragmatiques. Expliquez très simplement en quoi votre projet répond à la demande énoncée ci-dessus et quelles en sont les parties fondamentales.
Rédigez comme si vous en parliez autour d'un café, thé, apéritif, à des personnes tout juste au fait de votre vie professionnelle, une accroche commerciale en quelque sorte.
On aura l'occasion et le besoin de rentrer dans les détails plus tard.

1.4 Contraintes connues / difficultés contextuelles

Cela peut-être une contrainte spécifique au secteur (environnement, sécurité, termes légaux...), ou une concurrence potentielle. Les contraintes sont des variables contextuelles qu'il est toujours bon de préciser au plus vite, quitte à les répéter plus tard dans une section à part.
Pour le cas de la concurrence, n'hésitez pas à mentionner des noms ou des sites web pour que vos lecteurs se documentent et se fassent une idée.

1.5 Délais

Pas grand chose à dire ici, c'est une partie généralement courte. Précisez les dates butoirs du projet, les échéances à respecter, la date idéale de fin de projet, une deadline s'il y en a une, etc...

1.6 Budget

Eh oui, bien souvent, les cahiers des charges sont très évasifs là dessus mais soyons francs, c'est contre-productif. On va de toutes façons devoir en parler à un moment, autant être clair d'entrée de jeu et de définir un budget pour la réalisation du projet.
Cela est important pour plusieurs raisons. Le simple fait de mettre un prix sur la création de votre projet le rend concret, et va vous faire réfléchir sur sa viabilité, et sa nécessité.
De plus, savoir le prix que vous mettez sur votre projet aide vos prestataires à vous comprendre, et à cerner votre niveau de maîtrise. N'ayez pas peur de vous tromper, si vous engagez des experts, c'est que vous avez besoin d'eux pour vous assister dans la réalisation. En connaissant le maximum de choses sur vous, ils pourront alors adapter leur discours et se montrer également plus pédagogiques dans leurs propositions.
Il n'y a cependant pas de soucis à indiquer que vous n'avez pas de budget précis et que vous attendez les propositions pour cela. Vous devrez juste faire un tri pas forcément nécessaire.
Je trouve toutefois qu'un cahier des charges qui n'a pas de budget - ne serait-ce qu'une idée - montre un manque de réalisme et de maturité qui sont - à mes yeux - nécessaires pour garantir son succès.

Pfou. C'est déjà pas mal !
Pour savoir si cette première partie est bien rédigée, présentez-la à vos proches, collègues, amis. On a tendance à trop sous-estimer l'avis de notre entourage dans notre vie professionnelle, alors que ce sont eux qui - normalement - nous connaissent le mieux. Ils feront d'excellents juges et vous diront si votre présentation tient la route.
Et si vous avez bien fait votre boulot, ils voudront en savoir plus. C'est un bon indicateur quant à la viabilité de votre projet.

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